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Einen Mehrbenutzer-Katalog sperren oder freigeben

Diese Funktion ist nur in den Daminion Server Versionen verfügbar!

Sie können Ihre Daminion Kataloge für bestimmte Benutzer selektiv sperren oder freigeben.
Somit können Sie z.B. die Katalognutzung innerhalb Ihrer Organisationsstruktur gezielt auf Benutzer-Ebene steuern.

 

Einen Mehrbenutzer-Katalog für bestimmte Benutzer sperren oder freigeben

Öffnen Sie das Daminion Server Panel und klicken im Dateimenü auf „Administration“ und dann auf „Kataloge…“.

CatLog-01

In der folgenden Katalogauswahl doppelklicken Sie auf den Katalog, für den Sie Benutzer explizit sperren oder freigeben möchten.

CatLog-02

In dem Katalogeinstellungen Dialog wechseln Sie auf den Reiter „Benutzer“.
Hier können Sie nun den entsprechenden Benutzer aus der Liste selektieren und mit dem darüber liegenden Schalter „Zugriff verweigern“ bzw. „Zugriff gewähren“, wahlweise den Zugriff für diesen Katalog sperren oder eben freigeben.

CatLog-03

 

 

Katalog optimieren

Ständiges Verändern der Katalogdaten durch z.B. Hinzufügen und Löschen von Tags und anderen Änderungen an den Metadaten, führt nicht nur zu einer Fragmentierung des Katalogs, sondern auch zu dessen Anwachsen, was in der Gesamtsumme wiederum Auswirkungen auf die Verarbeitungsgeschwindigkeit nach sich ziehen kann.

Daher empfehlen wir, von Zeit zu Zeit die Katalogdaten zu optimieren. Dabei werden die Katalogdaten einigen Reinigungs- und Optimierungs-Methoden unterzogen und das Ergebnis ist eine sauber strukturierte und schnelle Katalog-Datei.

Diese Katalog-Optimierung kann, je nach Kataloggröße, ein paar Minuten in Anspruch nehmen, aber dafür erfolgen die Dateizugriffe danach wieder wesentlich schneller.

 

Optimierungsvorgang starten

Navigieren Sie im Dateimenü zu „Katalog“ -> „Katalog optimieren“.

Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage bestätigt haben, startet die Optimierung des Katalogs.

OptimizeCat-2_DE

Nach erfolgreicher Fertigstellung der Optimierung schließt sich dieser Dialog von selbst.

Arbeiten mit mehreren gleichzeitig geöffneten Katalogen

Sobald Sie in Daminion mehr als einen Katalog geöffnet haben, werden diese automatisch in Reitern aufgeteilt.
Lokale-Kataloge erkennen Sie daran, dass deren Katalog-Namen die Erweiterung *.DMC tragen und bei Mehrbenutzer-Katalogen wird die IP-Adresse des Daminion Servers vorangestellt.

Klicken Sie auf den jeweiligen Katalog-Namen, um dessen Inhalt im Browser einzusehen.

MultplCats-2A_DE

 

Sie können einen einzelnen oder alle Kataloge gleichzeitig schließen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Katalog-Namen klicken und den entsprechenden Befehl dazu auswählen.

MultplCats-2_DE

 

Zudem können Sie:

– Die Reihenfolge der Tabs durch Ziehen&Ablegen mit der Maus selbst bestimmen
– Elemente von einem Katalog in einen anderen verschieben
– Tags von Elementen eines Kataloges zu Elementen in anderen Katalogen übertragen

Öffnen und Anmelden am Mehrbenutzer-Katalog

Diese Funktion ist nur in den Daminion Server Versionen verfügbar!

Im Gegensatz zu Lokalen-Katalogen, können Mehrbenutzer-Kataloge nur mit einem gültigen Benutzernamen und Kennwort geöffnet werden.

Sollte noch kein Mehrbenutzer-Katalog erstellt worden sein, lesen Sie bitte erst das Kapitel Einen neuen Mehrbenutzer-Katalog erstellen.

Weiterhin müssen die Daminion-Benutzer entsprechend im Daminion Server Administrations-Panel im Bereich Benutzerverwaltung angelegt werden. Ist dort noch kein Benutzer eingerichtet, so kann aber auch der standardmässig, während der Installation angelegte Benutzer “Admin“, mit dem gleichlautenden Passwort “admin” verwendet werden.

 

 

Öffnen eines Mehrbenutzer-Kataloges

 

Im Dateimenü gehen Sie bitte auf „Datei“ -> „Mehrbenutzer-Katalog öffnen…“. Nun öffnet sich eine Liste aller erstellten Kataloge.

Neuer_Katalog_4

Markieren Sie aus der Liste den zu öffnenden Katalog und klicken unten auf den Schalter “Öffnen“.

OpenCat-2a_DENun müssen Sie einen Benutzernamen und das Passwort eingeben. Wenn Sie die Option “Angemeldet bleiben” aktivieren, so werden Sie beim erneuten Öffnen dieses Kataloges nicht wieder danach gefragt, sondern werden direkt automatisch angemeldet. Bedenken Sie bitte dabei, dass in diesem Fall auch andere Personen ohne Kenntnis Ihres Passwortes diesen Katalog an Ihrem PC öffnen können!

OpenCat-3a_DENachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, wird der Katalog geöffnet. In der rechten oberen Bildschirmecke sehen Sie Ihren verwendeten Anmeldenamen. Dort können Sie sich auch wieder abmelden und der Katalog wird dann sofort geschlossen.

Wenn Sie stattdessen einfach nur den Katalog schließen, bleiben Sie immer noch am Daminion Server angemeldet.

Sie können nun mit dem Katalog arbeiten.

 

 

Hinweise zu möglichen Fehlermeldungen

Um mit Mehrbenutzer-Katalogen arbeiten zu können, ist es zwingend erforderlich, dass der Daminion Server Dienst aktiv im Hintergrund läuft und eine Netzwerkverbindung zum Server gegeben ist. Den Status des Daminion Server Dienstes und der PostgreSQL-Datenbank können Sie jederzeit im Daminion Server Administrations-Panel prüfen.

Server_Admin_Panel-5a

 

 

 

 

 

Beide Status-LED müssen dort grün aufleuchten.

 

 

 

 

 

 

Sollte während der Arbeit mit einem Mehrbenutzer-Katalog der Daminion Server Dienst beendet worden sein oder ein Netzwerk Zugriff nicht mehr gegeben sein, so erscheint am Client-PC eine entsprechende Meldung.

OpenCat-4a_DE

Da der Katalog in diesem Fall nicht mehr aktiv mit dem Server verbunden ist, erhalten Sie zusätzlich am oberen Bildschirmrand einen entsprechenden Hinweis.
OpenCat-5a_DE

Handelte es sich in diesem Fall nur um eine kurzzeitige Trennung vom Netzwerk und die Verbindung ist wieder verfügbar, so klicken Sie einfach auf den Schalter “Neu verbinden“. Daminion stellt dann die Verbindung zum Katalog wieder her.
Sollte der Fehler jedoch wieder auftreten, so wenden Sie sich bitte an Ihren Netzwerkadministrator.

 

 

 

Funktionsweise von Katalogen

Wenn einem Daminion Katalog Dateien hinzugefügt werden, so wird jeweils eine Miniaturvorschaudatei erstellt und in einem separaten Ordner gespeichert. Dabei kann dieser Speicherort von Ihnen vorgegeben werden. Des Weiteren werden alle Informationen zur Datei und dessen Speicherort auf dem Datenträger, im Katalog selbst gespeichert.

Sie können in den Katalogen auch nach Medien suchen und sie organisieren, wenn die Originaldateien gerade nicht verfügbar sind, weil sie z.B. von einer CD oder einem USB-Stick importiert wurden. Die Originaldateien werden nur benötigt, wenn Sie sie in Vollbildansicht anschauen möchten oder Änderungen an den Dateien selbst durchführen möchten, wie z.B. umbenennen oder exportieren.

Um die erforderlichen Informationen schnell zu finden, speichert Daminion alle Informationen über die importierten Dateien in einer Datenbank namens Katalog. Ein Teil der Informationen, vor allem technische Daten, werden automatisch aus den vorhandenen Bildmetadaten ausgelesen, während die meisten der beschreibenden Informationen vom Benutzer eingegeben werden müssen.

KatalogTabsDaminion bietet Ihnen die Flexibilität, um mehrere Kataloge zu erstellen und verwalten zu können. Mehrere gleichzeitig geöffnete Kataloge werden in Registerkarten aufgeteilt.

Lokale- und Mehrbenutzer-Kataloge

Daminion unterstützt zwei Arten von Katalogen. Dies sind “Lokale-Kataloge” und “Mehrbenutzer-Kataloge”.

Bei Lokalen-Katalogen handelt es sich um einzelne Datenbank-Dateien (SQLite Datenbank) mit der Erweiterung .dmc. Sie können gleichzeitig mehrere Kataloge öffnen und verwalten, aber jeweils nur auf einem Computer. Der Katalog kann nicht von einem zweiten Computer über das Netzwerk erreicht werden. Es ist eine wirksame und schnelle Lösung für diejenigen, die auf einem lokalen Computer arbeiten, ohne dabei ihre Katalogdaten mit anderen über das Netzwerk teilen zu müssen. Die Daminion Server Versionen unterstützen beide Katalog Varianten.

 

Mehrbenutzer-Kataloge erlauben den gemeinsamen sicheren Zugriff durch mehrere Benutzer innerhalb eines Netzwerks. Zum Erstellen und Verwalten von Mehrbenutzer-Katalogen ist die Daminion Server Version erforderlich. Die Daminion Standalone Version wird in diesem Fall als Client benötigt, um auf die Serverdaten zugreifen zu können

Daminion Server verwendet die Unternehmensversion der PostgreSQL-Datenbank und kann Mehrbenutzer-Kataloge vor unerwünschten Zugriffen auf Datei- und Funktionsebenen schützen.

 

Unterstützung für mehrere Kataloge

Digitale Medien verschiedener Formate oder Themen können in einzelne Kataloge getrennt werden. Zum Beispiel kann Privat.dmc für private Fotos verwendet werden; Musik.dmc für Ihre digitale Musiksammlung; Agentur-Fotos.dmc für die Sammlung diverser Fotos von Foto Agenturen etc.

Mehrere Abteilungen eines Unternehmens können mehrere gemeinsam genutzte Kataloge für die jeweils eigenen Bedürfnisse erstellen und nutzen oder alle arbeiten an einem Katalog.

 

Portable lokale Kataloge

Daminion speichert grundsätzlich nur Verweise zu den Originaldateien. Das bedeutet, dass, wenn Sie Ihren Katalog mitsamt den Mediendateien an eine neue Position verschieben, alle Verknüpfungen nach wie vor korrekt auf die Originaldateien verweisen.
Haben Sie beispielsweise einen Ordner D: \ Media \ Fotos, welcher Ihre Fotosammlung beherbergt und haben im selben Ordner einen Katalog namens Fotos.dmc erstellt, können Sie diesen kompletten Ordner ohne Bedenken an einen neuen Ort verschieben. Denn wenn Sie nun den Katalog am neuen Ort öffnen, findet Daminion trotzdem sofort die Bilder im neuen Ordner, obwohl der Originalpfad zu den Fotos geändert wurde.

Die einzige Voraussetzung ist, dass der Katalog (.dmc Datei) in dem gleichen Ordner mit den importierten Dateien gespeichert wird. Dieser Ordner enthält auch die Miniaturansichten und Ordner-Versionen und kann daher leicht gesichert werden.
FileList_GER

 

Ein weiterer Vorteil der relativen Pfade ist, dass Sie Kataloge auch bedenkenlos auf externen Laufwerken erstellen können. Denn auch wenn der Laufwerksbuchstabe von Windows geändert werden sollte, findet der Katalog immer die Originaldateien.

 

 

Katalogisierungs Strategien

Wenn Sie mit der Herausforderung der Verwaltung von Tausenden von Bildern konfrontiert sind, bietet Ihnen Daminion die Flexibilität, die Sie benötigen, um dies einfach und schnell zu erreichen. Aufgrund der Tatsache, dass Daminion in der Lage ist, mehr als einen Katalog auf einmal zu verwalten, liegt es nur an Ihnen zu entscheiden, wie viele Kataloge Sie erstellen möchten und wie Sie Ihre Mediendateien auf diese aufteilen wollen. Sie könnten beispielsweise einen Katalog für Ihre Bilddateien, einen für Ihre Dokumente und einen für Ihre Video-Dateien erstellen. Oder Sie importieren alle Ihre unterschiedlichen Mediendateien in einen großen Katalog. Es spielt letztlich keine Rolle, für welchen Weg Sie sich entscheiden, weil Daminion Ihnen genügend Funktionen bietet, um auch sehr große Datenmengen einfach und effektiv zu verwalten. Mit Daminion können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Katalogen erstellen und verwalten.

 

Folgendes sollten Sie bei der Arbeit mit Katalogen berücksichtigen:
  • Das Speichern Ihrer lokalen Kataloge auf entfernten Netzwerkstandorten könnte Ihre Daten beschädigen. Der Daminion Server wird benötigt, wenn Sie einen Zugriff auf Ihre digitalen Mediendateien über ein lokales Netzwerk realisieren möchten.
  • Daminion unterstützt die Arbeit mit Offline-Dateien. Sie können suchen, organisieren und Kataloge pflegen, auch wenn die Originaldateien nicht vorhanden sind. Sie können immer noch die Miniaturansichten und Informationen von solchen Dateien im Katalog  sehen.
  • Daminion kann die Mediendateien nicht in der Originalansicht anzeigen, wenn sie offline sind oder fehlen. Solche offline Dateien werden in Daminion mit einem Fragezeichen-Symbol versehen.
  • Daminion kann keine Dateien wiederherstellen, die mit einem externen Programm außerhalb von Daminion gelöscht wurden. Ein Katalog enthält nur Informationen über die Dateien und nicht die Dateien selbst.
  • Daminion speichert nur Verweise zu den Originaldateien. Die Originaldateien werden dabei beim Importvorgang weder kopiert noch verschoben. Es sei denn, sie geben dies im Programm explizit vor.

 

Sicherung und Wiederherstellung von Katalogen

Daminion bietet zwei unterschiedliche Arten von Kataloge: “Lokale Kataloge” und  “Mehrbenutzer-Kataloge“.
Lokale Kataloge erkennen Sie an der Dateierweiterung DMC. Diese Kataloge sind eigenständige Dateien und werden lokal auf Ihrem Computer angelegt. Eine Datensicherung von lokalen Katalogen ist daher relativ simpel, da Sie nur diese eine Katalog-Datei sichern müssen.

Mehrbenutzer-Kataloge sind Bestandteile der Daminion Postgres Datenbank. Es handelt sich hier daher weniger um eine einzelne Datei, die alle Informationen beherbergt, sondern mehr um Teilbereiche einer Datenbank, die zu einem Mehrbenutzer-Katalog zusammengefasst werden. Dazu gehören z.B. auch alle erstellten Daminion Benutzer und ihre zugewiesenen Rollen. Für die Sicherung dieser Mehrbenutzer-Kataloge bietet Daminion eine spezielle Sicherungsfunktion an, die hier nachfolgend beschrieben wird.

 

Sicherung Ihrer Mehrbenutzer-Kataloge
Mit der Sicherungsfunktion in Daminion können Sie schnell und einfach Backups von Ihren Katalogen erstellen, um sie notfalls jederzeit wiederherstellen zu können.

Beachten Sie bitte, dass diese Sicherungsfunktion ausschließlich die Kataloge und die darin befindlichen Informationen sichert und nicht etwa Ihre Originaldateien. Diese müssen mit einem geeigneten Backup-Programm separat gesichert werden. Daminion legt in seinen Katalogen nur Verweise zu den Originaldateien an und nur diese Verweise und die Metadaten Informationen werden mit dem Katalog gesichert!

 

1 – Katalog-Sicherung durchführen

Starten Sie den Daminion Server Administrations-Dialog.
Navigieren Sie im Dateimenü zu „Datei“ -> „Kataloge“. Dies ruft den „Kataloge“ Manager auf.

Sicherung von Mehrbenutzer-Katalogen durchführen

 

 

 

 

 

 

 

Sicherung von Mehrbenutzer-Katalogen durchführen

 

 

Hier wählen Sie in der Liste zuerst den Katalog, welchen Sie sichern möchten. Klicken Sie anschließend links oben auf den Schalter „Aktionen“ und wählen aus dem sich öffnenden Auswahlmenü den Befehl „Sicherung…“.

 

 

 

 

Nun öffnet sich der Sicherungs-Dialog. Geben Sie Ihren gewünschten Ziel-Ordner an und klicken auf „Start“.

Benennen der Sicherungsdatei

 

 

 

 

 

 

Jetzt werden alle Kataloginformationen gesichert und der Sicherungsfortschritt wird Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
Sicherungsprozess in Aktion

 

 

 

 

 

 

 

Während des Sicherungsprozesses werden auf dem zuvor von Ihnen angegebenen Ziel-Ordner insgesamt 4 Sicherungsdateien erstellt:

_daminion(nummernfolge).backup  –>  (Sicherungsdatei der Benutzerdatenbank)
_daminion(nummernfolge).log  –>  (Log-Datei der Benutzerdatenbank Sicherung)
NetCatalog(nummernfolge).backup  –>  (Sicherungsdatei der Katalogdatenbank)
NetCatalog(nummernfolge).log  –>  (Log-Datei der Katalogdatenbank Sicherung)

Sobald die Sicherung beendet ist, können Sie alle Dialogfenster wieder schließen.

 

 

2 – Katalog Wiederherstellung durchführen

Starten Sie den Daminion Server Administrations-Dialog.
Navigieren Sie im Dateimenü zu „Datei“ -> „Kataloge“. Dies ruft den „Kataloge“ Manager auf.

Mehrbenutzer-Katalog wiederherstellen

 

 

 

 

 

 

 

Hier klicken Sie anschließend links oben auf den Schalter „Aktionen“ und wählen aus dem sich öffnenden Auswahlmenü den Befehl „Wiederherstellung…“.

Mehrbenutzer-Katalog wiederherstellen

 

 

 

 

 

 

 

 

Nun öffnet sich der Wiederherstellungs-Dialog.

Mehrbenutzer-Katalog wiederherstellen - Auswahl der Sicherungsdatei

 

 

 

 

 

 

 

Da die Katalog- und Nutzerdaten getrennt voneinander gesichert werden, können Sie hier auswählen, ob Sie beide oder z.B. nur die Katalogdaten oder nur die Benutzderdatenbank wiederherstellen möchten.
Wählen Sie die gewünschte Sicherungsdatei und klicken auf „OK“.

 

Einen neuen Mehrbenutzer-Katalog erstellen

Starten Sie das Daminion Server Administrations-Panel.

Im Dateimenü klicken Sie auf: “Datei” -> “Kataloge …”, um das Menü für die Katalogverwaltung zu öffnen.

Einen neuen Mehrbenutzer-Katalog erstellen

Im Katalog Dialog klicken Sie bitte oben auf den “Aktionen” Schalter und wählen aus der Liste den Eintrag “Neuer Katalog…”.

Einen neuen Mehrbenutzer-Katalog erstellen

Reiter Allgemein:

 Katalog Name und Beschreibung

Im Feld Katalog Name können Sie Ihrem neuen Katalog einen Namen vergeben oder bei dem Vorgeschlagenen belassen. Im darunter liegenden Feld „Katalog Beschreibung“ können Sie dem Katalog eine ausführlichere Beschreibung hinzufügen. Beispielsweise über den Einsatzzweck des Katalogs.

 Ports

Fall nötig, können Sie hier die zu verwendenden Port Nummern ändern. Es könnte hierbei erforderlich sein, dass Sie diese Port Nummern in Ihrer Firewall erst freigeben müssen!

 Ordner zum Speichern der hochgeladenen Dateien

Hier geben Sie an, in welchem Ordner die hochzuladenden Dateien gespeichert werden sollen. Dies kann sowohl ein lokaler als auch eine Netzwerk-Pfad sein. Bedenken Sie bitte dabei, dass auf lokale Pfade nicht von anderen Netzwerkteilnehmern zugegriffen werden kann.

Hinweis: Wir empfehlen für die hochzuladenden Dateien ein anderes physikalisches Laufwerk zu verwenden, als dasjenige, auf welchem Ihr Windows installiert ist. Dies beschleunigt nicht nur die Dateizugriffe, sondern hilft Ihnen auch dabei, diese hochgeladenen Dateien einfacher zu sichern. Außerdem kann es evtl. dazu kommen, dass im Laufe der Zeit die Speicherkapazität des Laufwerks nicht mehr ausreicht und Sie dann das Laufwerk gegen eines mit höherer Kapazität austauschen müssen. Dies können Sie dann schnell und ohne großen Aufwand bewerkstelligen, ohne dabei Ihre Windows Konfiguration verändern zu müssen.

 Ordner zum Speichern der Miniaturansichten

In diesem Feld bestimmen Sie den Speicherort für die von Daminion zu erstellenden Miniaturvorschaudateien.

Reiter PostgreSQL:

In diesem Reiter können Sie den PostgreQSL Server auswählen, welcher den neuen Katalog verwalten soll. Vergeben Sie hier einen Datenbanknamen und ein Passwort. Abschließend können Sie auf den Schalter „Verbindung testen“ klicken, um die ordnungsgemäße Funktionalität Ihrer gewählten Einstellungen zu prüfen.

 

Reiter API:

REST API wird von Daminion nicht mehr verwendet. Es wird aus der Schnittstelle der neuen Versionen entfernt. Bitte benutzen Sie die WEB API.

Nach dem Schließen dieses Dialogs muss der Daminion Server Dienst einmal neu gestartet werden Dies erfolgt automatisch und dauert nur wenige Sekunden.

Nun schließen Sie den Dialog „Neuen Katalog Erstellen“. Es erscheint ein Hinweisfenster, das Sie nun darauf hinweist, dass der Server Dienst neu gestartet muss. Bestätigen Sie dies mit „Ok“´.

Im Daminion Server Administrations-Panel sehen Sie die beiden grünen LEDs kurz auf gelb wechseln und nach einigen Sekunden wieder auf grün. Jetzt könne Sie auch das Daminion Server Administrations-Panel schließen.

Starten Sie nun Daminion.

Im Dateimenü gehen Sie bitte auf „Datei“ -> „Mehrbenutzer-Katalog öffnen…“. Nun öffnet sich eine Liste aller erstellten Kataloge.

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(Klicken zum Vergrößern)

In der Liste der Mehrbenutzer-Kataloge finden Sie nun Ihren neu erstellten Katalog „Stock-Fotos“. Markieren Sie diesen Katalog und klicken auf den unteren Schalter „Öffnen“. Daminion öffnet nun diesen Katalog und Sie können direkt mit dem Importieren Ihrer Mediendateien beginnen.

Wie Sie den Import durchführen, können Sie im Kapitel „Importieren“ lesen.