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Einen Mehrbenutzer-Katalog sperren oder freigeben

Diese Funktion ist nur in den Daminion Server Versionen verfügbar!

Sie können Ihre Daminion Kataloge für bestimmte Benutzer selektiv sperren oder freigeben.
Somit können Sie z.B. die Katalognutzung innerhalb Ihrer Organisationsstruktur gezielt auf Benutzer-Ebene steuern.

 

Einen Mehrbenutzer-Katalog für bestimmte Benutzer sperren oder freigeben

Öffnen Sie das Daminion Server Panel und klicken im Dateimenü auf „Administration“ und dann auf „Kataloge…“.

CatLog-01

In der folgenden Katalogauswahl doppelklicken Sie auf den Katalog, für den Sie Benutzer explizit sperren oder freigeben möchten.

CatLog-02

In dem Katalogeinstellungen Dialog wechseln Sie auf den Reiter „Benutzer“.
Hier können Sie nun den entsprechenden Benutzer aus der Liste selektieren und mit dem darüber liegenden Schalter „Zugriff verweigern“ bzw. „Zugriff gewähren“, wahlweise den Zugriff für diesen Katalog sperren oder eben freigeben.

CatLog-03

 

 

Zugangssteuerung

Diese Funktion ist nur in den Daminion Server Versionen verfügbar!

Die Rechtevergabe in Daminion ist auf zwei Ebenen aufgeteilt. Zum einen stellen Sie auf Benutzer-Ebene durch die Rollen-Zuweisung fest, welche Funktionen der jeweilige Benutzer in Daminion überhaupt ausführen darf und zum anderen legen Sie über die Zugangssteuerung fest, welche Elemente der Benutzer im jeweiligen Katalog überhaupt einsehen darf.

Wie Sie Benutzer anlegen und deren Rechte verwalten können, entnehmen Sie bitte dem Kapitel Benutzerverwaltung, denn bevor Sie die Zugangsrechte zuweisen, sollten Sie dort zunächst die Benutzer angelegt und deren Rollen zugewiesen haben.

 

Mit der nachfolgend beschriebenen Zugangssteuerung legen Sie nun fest, welche Benutzer welche Elemente im Katalog sehen dürfen. Diese Zuordnung kann nur in Mehrbenutzer-Katalogen mit Administrator-Rechten vorgenommen werden und wird im Katalog Tags-Panel durchgeführt. Zudem können diese Zuweisungen für jeden Katalog unterschiedlich sein.

 

 

Eine neue Gruppe erstellen

Für die erste Verwendung muss die entsprechende Tag-Rubrik “Zugangssteuerung” zunächst aktiviert werden. Navigieren Sie dazu im Dateimenü auf „Katalog“ -> „Zugangssteuerung“.

AC-1_DE

 

AC-2_DENun finden Sie im Katalog Tags-Panel die Tag-Rubrik „Zugangssteuerung“.

Standardmässig sind dort zwei Benutzer aufgelistet:
Die Gruppe “Öffentlich” und der zweite Benutzer “admin“.

Der Gruppe “Öffentlich” sind standardmässig alle Benutzer zugewiesen. Das bedeutet, dass, sofern hier nichts anderes eingestellt wird, jeder Benutzer alle Daten im Katalog einsehen kann.

 

 

 

 

Zum Hinzufügen einer neuen Gruppe führen Sie einen Rechts-Klick auf die Tag-Rubrik “Zugangssteuerung” aus und wählen “Gruppe hinzufügen“.
AC-4_DE

 

AC-5_DEHier tragen Sie den Namen der neuen Gruppe ein. Sie können hier auch gleich mehrere Gruppen auf einmal anlegen. Trennen Sie in diesem Fall deren Namen jeweils mit einem Komma.

 

 

 

Nach Bestätigen mit dem Schalter “Anlegen (Enter)“,

AC-6_DEfinden Sie nun im Katalog Tags-Panel die neue Gruppe. In unserem Beispiel die Gruppe “Designer“.

 

 

 

 

 

 

Nun müssen Sie nur noch festlegen, welche Benutzer zu dieser Designer-Gruppe gehören sollen.

 

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den neu erstellten Eintrag “Designer” und wählen “Gruppe bearbeiten“.

AC-8_DE

 

AC-7_DEIm folgenden Dialog können Sie nun die  Benutzer, die Mitglied dieser Gruppe sein sollen, durch Anklicken auf deren Namen zuweisen.
Im Bereich “Mitglieder” werden immer alle Benutzer aufgelistet, die entsprechend im Daminion Server Administrations-Panel, zuvor angelegt wurden.

 

 

 

 

 

 

Im letzten Schritt müssen Sie nun die Elemente des Katalogs auf diese Gruppe zuweisen, die ausschließlich für Mitglieder dieser Gruppe sichtbar sein sollen.

Selektieren Sie dazu die entsprechenden Elemente im Browser und ziehen sie auf die entsprechende Gruppe.

AC-9_DEIn unserem Beispiel sind der Gruppe “Designer” nun 260 Elemente zugewiesen und gleichzeitig aus der Gruppe “Öffentlich” entfernt worden.
Das bedeutet, dass, wenn ein Benutzer aus dieser Gruppe diesen Katalog künftig öffnet, er auch nur diese 260 Elemente sehen kann, obwohl der Katalog tatsächlich viel mehr Elemente enthält.

 

 

 

 

 

 

Gruppen erstellen oder nachträglich bearbeiten

Sie können einer bestehenden Gruppe jederzeit weitere Benutzer hinzufügen oder entfernen.
Navigieren Sie hierzu im Dateimenü zu “Element” -> “Zugangsrechte zuweisen“.

Im folgenden Dialog sehen Sie alle erstellten Gruppen und können hier weitere neue erstellen oder die Zuweisungen bei bestehenden Gruppen ändern.

AC-10a_DE

 

 

Versionskontrolle

(Diese Funktion verhält sich in der Daminion Team Server Version und der Standalone Version geringfügig unterschiedlich!)

Immer, wenn mindestens zwei oder mehr Personen an denselben Dateien arbeiten, besteht die Gefahr, dass ein Benutzer die Arbeit eines anderen Benutzers ungewollt überschreibt, ändert oder gar ganz löscht.

Die Daminion Versionskontrolle schützt Ihre Arbeiten vor versehentlichem Überschreiben oder Löschen durch Andere. Sie können zudem jederzeit nachvollziehen, wer welche Änderungen vorgenommen hat – und warum.

Damit Daminion die Bearbeitung eines Bildes durch die Benutzer nachvollziehen kann, muss so eine Datei zunächst „ausgecheckt“ werden. Daminion markiert dann diese Datei entsprechend intern und sperrt sie für andere Benutzer. Zusätzlich wird eine Kopie dieser Datei in einen lokalen Ordner auf dem Computer des auscheckenden Benutzers kopiert.

 

Auschecken eines Elements

 

Möchten Sie die Versionskontrolle für ein oder mehrere Bilder aktivieren, so muss dieses Bild zunächst ausgecheckt werden. Sie haben verschiedene Möglichkeiten diesen Befehl auszuführen.

Möglichkeit 1.
Klicken Sie das entsprechende Icon für die Versionskontrolle an. Dieses befindet sich links über den Miniaturvorschauen. Es öffnet sich ein Auswahlmenü, aus dem Sie „Auschecken“ anwählen können.Thumb_3

Möglichkeit 2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Miniaturvorschau und wählen im Auswahlmenü: „Versionskontrolle“ -> „Ausschecken

Möglichkeit 3.
Selektieren Sie eine Miniaturvorschau und klicken im Dateimenü auf „Element“ -> „Versionskontrolle“ -> „Ausschecken

Möglichkeit 4.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste eine Miniaturvorschau an und wählen im Auswahlmenü „Auschecken & Bearbeiten mit…“ und wählen aus dem Untermenü das entsprechende Programm zum Bearbeiten des Bildes. Hierbei wird das Bild zuerst ausgecheckt und dann gleich an das entsprechende externe Programm zum Bearbeiten gesendet.

 

 

Nach Ausführen des „Auschecken“ Befehls erscheint ein Dialog, indem Sie  den gewünschten Speicherpfad der Bilddatei eintragen können. Standardmäßig wird hierfür das Windows Benutzerverzeichnis angeboten.

Check-Out-1_DE

Klicken Sie auf „OK“ um die Sicherungskopie dieser Datei im angegebenen Pfad anzulegen.

Check-Out-2_DE

Im Katalogs Tags Panel können Sie unter dem Eintrag Versionskontrolle nun sehen, dass der Benutzer Thomas Schmidt diese Datei zur Bearbeitung ausgecheckt hat. Wenn Sie selbst dieser Benutzer sind, dann wird Ihnen das entsprechende Ausgecheckt Icon auf der Miniaturvorschau mit einem grünen „V“ angezeigt. Anderen Benutzern wird dieses Icon hingegen mit einem roten “V” dargestellt.

Das Icon für die Versionskontrolle zeigt drei Stati an:

V-Keine Datei wurde noch nicht ausgecheckt

V-Eigene Zeigt an, dass diese Datei durch den Benutzer selbst ausgecheckt wurde.

V-gesperrt Zeigt an, dass diese Datei durch einen anderen Benutzer ausgecheckt wurde und daher gesperrt ist.

Versucht jemand anderes so eine bereits gesperrte Datei selbst auszuchecken, so erscheint eine Meldung, die darüber informiert, wer diese Datei bereits ausgecheckt hat. Auch ist ein Löschen dieser Datei nicht möglich. Die Metadaten des Bildes können hingegen weiterhin auch von anderen Benutzern bearbeitet werden.

ErrorMessage_DE

 

Ein Element einchecken

Möchten Sie eine ausgecheckte Datei wieder für andere Benutzer freigeben, so muss diese entweder erst wieder eingecheckt werden oder, falls Sie keine Änderungen durchgeführt haben oder schlicht das falsche Bild ausgecheckt haben, können Sie diesen Schritt einfach auch wieder rückgängig machen. Hierzu gibt es wieder drei Möglichkeiten, wie Sie dies bewerkstelligen können.

Möglichkeit 1.
Klicken Sie das entsprechende Icon für die Versionskontrolle an. Dieses befindet sich links über den Miniaturvorschauen. Es öffnet sich ein Auswahlmenü aus dem Sie „Einchecken“ anwählen. Zum Rückgängig machen wählen Sie hier stattdessen einfach den Eintrag „Rückgängig“.

Möglichkeit 2.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste eine Miniaturvorschau an und wählen im Auswahlmenü: „Versionskontrolle“ -> „Einchecken

Möglichkeit 3.
Selektieren Sie eine Miniaturvorschau und klicken im Dateimenü auf „Element“ -> „Versionskontrolle“ -> „Einchecken

 

 

Nach dem Einchecken des von Ihnen bearbeiteten Bildes erscheint folgender Dialog:

CheckIn_0_DEHier können Sie beispielsweise Ihre durchgeführten Bearbeitungsschritte dokumentieren und die lokale Kopie löschen lassen, wenn Sie möchten. Nachdem Sie diesen Dialog mit „OK“ geschlossen haben, wird die Originaldatei im Katalog mit der von Ihnen bearbeiteten Variante ersetzt und die lokale Kopie, falls die Option aktiviert wurde, wieder gelöscht.

 

 

thumb2In Daminion sehen Sie nun Ihre neue überarbeitete Version des Bildes.

 

 

Änderungshistorie

Bei Elementen, die aus- und wieder eingecheckt wurden, erstellt Daminion automatisch eine Änderungshistorie aus der Sie jederzeit ersehen können, wer, wann, welche Änderungen durchgeführt hat.

Diese Änderungshistorie öffnen Sie mit links Klick auf das „V“ Icon und Auswahl des Befehls „Änderungshistorie des Elements…“, wie in folgender Abbildung zu sehen.

History-1_DE

 

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem alle Versionsstufen dieses Elements aufgelistet sind.

History_2_DE

Zuunterst steht der erste Eintrag der besagt, dass der Benutzer Thomas Schmidt das Bild am 03.09.2014 in den Katalog importiert hat und davon die bearbeitete Version am 27.09.2014 wieder eingecheckt hat.

Die Benutzerin Monika Mustermann hat dann wiederum weitere Bearbeitungen am Bild des Benutzers Thomas Schmidt vorgenommen und am 09.10.2014 wieder eingecheckt.

Benutzerverwaltung

Daminion schützt Ihre Datenbank (Katalog) vor unbeabsichtigtem Verlust oder Beschädigung durch Benutzerrollen. Beispielsweise wird Benutzern mit nur Lese- oder Gastrechten das Löschen oder Verändern von Daten verweigert. Sie dürfen, gemäß den zugewiesenen Rechten, nur lesen, ansehen und exportieren.

Sie können beispielsweise einem bestimmten Benutzer Adminrechte vergeben, um für ihn alle Daminion Funktionen freizuschalten und einem weiteren Benutzer nur das Lesen und Downloaden von Mediendateien erlauben. Daminion bietet vier Benutzerrechte-Gruppen an.

 (Diese Funktion ist nur in der Daminion Team Server Version verfügbar!)

Erstellen eines neuen Benutzer Kontos:

Starten Sie das Daminion Server Administrations-Panel.

UserManagement-1b_DEIm Administrations-Panel klicken Sie im Dateimenü auf „Datei“ -> „Benutzerverwaltung…“.

 

Dies öffnet die Daminion Benutzerverwaltung.

UserManagement-2_DEHier sehen Sie alle Benutzer, sortiert nach ihren zugewiesenen Rollen.

Vorhandene Benutzer könne Sie bearbeiten, indem Sie sie selektieren und oben auf das Stiftsymbol klicken. Löschen können Sie Benutzer mit dem Papierkorb Symbol.

Zum Erstellen eines neuen Benutzers klicken Sie oben auf den Schalter „Neuer Benutzer…“.

 

User-2_DE

 

 Benutzername

Hier tragen Sie den Benutzernamen ein, der zum Anmelden in Daminion verwendet wird. Dies muss nicht zwingend ein Klartextname sein, diesen können Sie auch in das darunter liegende Feld „Vor- und Zuname“ eintragen.

 

 Kennwort

Hier legen Sie das Kennwort für den Benutzer fest. Wenn Sie kein Kennwort vergeben möchten, können Sie dieses Feld auch frei lassen.

 

 Benutzer-Rolle

Hier wählen Sie aus, welche Rolle diesem Benutzer zugewiesen werden soll.

Sie können auswählen aus:

  • Gast: Nur Leserechte auf den Katalog. Darf suchen, anschauen oder downloaden von niedrig aufgelösten Kopien (mit spezifizierten Wasserzeichen).
  • Betrachter: Alle Gastrechte und darf zusätzlich Originaldateien downloaden oder exportieren.
  • Bearbeiter: Alle Betrachter Rechte plus das Hinzufügen von Mediendateien in den Katalog, bearbeiten der Bildeigenschaften und verwalten der Tags. (Typischerweise für Personen, die mit der Verwaltung der Datenbank beauftragt sind).
  • Administrator: Selbe wie Betrachter. Volle Kontrolle über den Daminion Server. Kann Benutzer erstellen, löschen und Berechtigungen vergeben und entziehen.

Hinweis: Benutzer und Rollen werden auf Server-Ebene erstellt. Wenn Sie einen Benutzer mit Bearbeiter Rechten versehen haben, kann er alle Kataloge auf dem Server bearbeiten.

Mit der Option „Benutzerkonto ist gesperrt“ können Sie einen Benutzer kurzfristig von der Benutzung von Daminion ausschließen, ohne gleich sein Konto dafür löschen zu müssen.

 

Mit dem Schalter „Anlegen“ wird der Benutzer mit den aktuellen Einstellungen erstellt und der Benutzerliste hinzugefügt.

Datensicherung der Daminion Server Daten

Planung einer Sicherung Ihrer Daminion Server Daten

Downloaden Sie bitte folgende ZIP-Datei und entpacken sie in einen Ordner auf ihrem Rechner

Fügen Sie folgende Dateien/Ordner in die Liste der zu sichernden Daten Ihres Backup Programms:

  1. dump_postgresql.bat
  2. Den Ordnerpfad den Daminion Server zum Uploaden Ihrer Dateien nutzt. Dieser Pfad ist im Daminion Server Administrationspanel unter Einstellungen zu finden.
  3. Alle zusätzlich freigegebenen Ordner, in die Dateien abgelegt wurden, ohne dabei die Uploadfunktion zu nutzen.
  4. Die Daminion Server Einstellungsdatei: C:\Dokumente und Einstellungen\BENUTZERNAME\Application Data\Daminion Software\Daminion\1.0\Settings.xml
  5. Optional den Ordner mit den Vorschaudateien: C:\Benutzer\BENUTZERNAME\AppData\Roaming\Daminion Software\Daminion\Temporary\ThumbnailCache

HINWEIS: Bitte prüfen Sie die PostgreSQl Einstellungen in der ‘postgresql_config.bat’ Datei:

  1. Öffnen Sie die “postgresql_config.bat” Datei mit Notepad
  2. Spezifizieren Sie einen gültigen Pfad zu Ihrem PostgreSQL Ordner
  3. Spezifizieren Sie einen gültigen Port, Login und Kennwort für das PostgreSQL
    Der PGAdmin aus dem „PostgreSQL\bin Ordner“ zeigt Ihnen an, welcher Port von PostgreSQL aktuell genutzt wird.
  4. Doppelklicken Sie auf “dump_postgresql.bat”, um einen Test-Dump zu erstellen.

HINWEIS: Abhängig von der Größe der Datenbank kann der Backup-Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen.

 

Wiederherstellen des Daminion Server Katalogs:

Nutzen Sie das Daminion Server Administrationspanel zum Wiederherstellen eines Backups. (Datei -> Datenbank wiederherstellen…)

HINWEIS: Abhängig von der Größe der Datenbank kann die Wiederherstellung des Katalogs einige Zeit in Anspruch nehmen.